グループウェアとは

グループウェアとは、企業内で情報共有するためのソフトウェアのことである。近年、大企業だけではなく中小企業でも導入が進んでおり、グループウェアでは、メール機能や施設予約、ファイル共有やカレンダーなど、ビジネスの生産性を向上させるアプリケーションが1つのツールに統合されている。グループウェアを導入することで、業務の効率向上や従業員同士のコミュニケーションの活性化を行うことができ、働き方改革の推進にも繋がる。

この記事では、グループウェアの機能・メリット・注意点・導入形態などを解説した後、OSSのグループウェアを紹介する。

グループウェアの3つの機能

グループウェアに搭載されるさまざまな機能は、その目的から主に「コミュニケーション機能」、「情報共有機能」、「業務効率化機能」の3つに分けることができる。

コミュニケーション機能

グループウェアには、メンバー間でのコミュニケーション活性化のための機能が搭載されている。会社全体から部門やチーム内まで、さまざまな希望・状況に応じたコミュニケーション機能がある。以下では、グループウェアのコミュニケーション機能について紹介する。

• Webメールツール

  Webメールツールは、端末に依存せず、ブラウザ上でメールの送受信を行うこのできるメールシステムのことである。

• チャットツール

  チャットツールでは、グループやプロジェクトごとにトークルームを指定して、いつでもメッセージの送受信や共有ができる。メールよりも手軽に素早くコミュニケーションが取れ、メールではつかみにくい業務の流れや進行具合も、チャット履歴を参照することで確認が可能である。

• 在席確認ツール

  在席・離席状況や外出先を表示する。社員がグループウェアに滞在しているかどうか確認できるため、連絡が取りやすくなる。

• 社内SNSツール

  社内SNSツールはTwitterやFacebookなどの要素を取り入れた、社内向けのSNSである。短いつぶやきメッセージを投稿・閲覧でき、「いいね」などのリアクションもとることが可能である。社内限定の気軽なコミュニケーションに最適である。

• メモツール

  メモツールはメモ帳として利用できる機能のことである。PCのメモ機能はオフライン上で作成されるため、PCを開かないとメモの内容を確認することができない。グループウェアのメモ機能では、データがオンライン上に保存されるため、外出先でもパソコンやスマートフォンからログインして確認、利用できる。

• 掲示板ツール

  グループ全体で共有したい情報を掲示板上にアップすることで、社員全員が確認できる。

• Web会議ツール

  グループウェアのWeb会議ツールを利用して、Zoomのようなビデオミーティングを行うことができる。

情報共有機能

グループウェアには、組織・グループ・プロジェクト内で情報を共有・蓄積し、活用するための情報共有機能が搭載されている。以下では、グループウェアの情報共有機能について紹介する。

• ファイル共有ツール

  ファイル共有機能は、1つのファイルを複数のユーザーが共有して利用できる機能である。グループウェアでは、資料や文書、写真などのファイルを整理して格納し、必要に応じてダウンロードをしたり資料の共有をすることができる。

• レポートツール

  営業報告書や打ち合わせの議事録など、従来紙ベースで提出していた報告書を、レポートツールの専用フォーマットに入力するだけで提出でき、その内容を共有できる。

• アドレス帳ツール

  アドレス帳機能を利用して、電話番号やメールアドレス、勤務先などを登録・管理することができる。グループウェアでは、利用者全員で連絡先情報を共有することができる。

• プロジェクト管理ツール

  プロジェクトのスケジュール管理や、タスクやプロジェクトの進捗状況を共有することができる。

業務効率化機能

グループウェアには、業務効率の向上に役立ち、生産性を上げるための機能がある。以下では、業務効率化機能について紹介する。

• ワークフローシステム

  経費や稟議、休暇などのさまざまな申請業務を自動化することができる。また、申請・承認・決裁といった作業が電子化されるため、ペーパーレスの促進に役立つ。

• タイムカードツール

  出退勤を記録、集計し勤怠管理システムに反映することができる。

• 施設予約機能

  会議室などの施設やプロジェクタなどの機材の予約・管理をすることができる。スケジュールと連動することで、施設の予約と同時にメンバーの予定の登録ができ、同時間帯の予約の重複を防ぐ効果もある。

• 日報ツール

  毎日の日報などの報告書を作成するツールである。

• スケジュール管理ツール

  メンバー個人だけでなくグループのスケジュールを作成、管理することができる。各従業員のスケジュールが可視化されるため業務の割り振りがしやすくなり、効率化につながる。

• ToDoツール

  やるべき仕事をリスト化し、進捗状況を管理する事ができる。

メリット

グループウェアを導入することで以下のメリットがある。

コミュニケーションの活性化

グループウェアを活用することで、社内と同じ環境に自宅などから接続することができ、資料の受け渡し等もスムーズになる。対面よりコミュニケーションが取りづらいリモートワークやテレワークでも、チャットや掲示板、Web会議ツールを使うことで、オフィスにいるような環境を再現でき、コミュニケーションの活性化につながる。

情報共有が可能

1つのグループウェアを社員全員が共通ツールとして使用するため、情報共有が簡単に行える。例えば、プロジェクト管理ツールなどにより、社内のメンバー内の作業状況を確認することができる。そのため連携が取りやすく、協力やフォローが円滑に進みやすくなる。また、社内イベントや提出物の提出期限など、全従業員に必要な情報をすぐに発信することができる。情報が部署やグループ内に共有されることで、余分な連絡を取り合う手間を省くことができ、よりスムーズに物事を進めることができる。

業務効率の向上

グループウェアを利用することで、業務を効率化することができる。例えば、スケジュール管理ツールでは、自分だけでなく、他の人のスケジュールが分かるため、会議を開く場合などに相手の予定や都合を簡単に確認でき、予定の調整が容易になる。また、ワークフロー機能を利用すれば、各種申請書や承認業務の効率化ができる。

グループウェアを導入する際の注意点

以上メリットを見てきたが、一方、グループウェアを導入する際には選び方など注意するポイントがある。以下では、導入する際の注意点を見ていく。

導入しただけでは効果がない

グループウェアを導入さえすれば、自社の課題が解決されるわけではない。導入したツールを社員が使わなければ意味がない。そのために、ツールの使い方や意義を全員に教育する必要がある。導入する際には「誰でも使いこなせる」ツールを選定し、導入することがポイントである。

機能が多すぎると浸透しない

機能が多ければ優れているツールとは一概には言えない。導入したが、実際には使っていないという失敗事例もゼロではない。最も重要なことはグループウェアを導入することで、自社の課題を解決することができるかどうかである。導入前に自社の課題をまとめ、それを解決するために欲しい機能を挙げるなどし、何を目的に導入するのかを明確化した上で、自社に必要な機能を過不足なく搭載したツールを選定することが重要である。

導入や維持にコストがかかる

選択するグループウェアによっては、月々の費用に加えて、初期費用やオプション機能の追加などある程度のコストがかかる。事前に料金プランの詳細を確認した上で、どれくらいの費用が発生するのかを把握しておくことが大切である。導入範囲や必要な機能を確認し、費用対効果の高いものを選定することが重要である。

導入形態

次に、導入形態について解説する。導入形態にはオンプレミス型とクラウド型の2種類の導入形態がある。それぞれメリット、デメリットがあるため、それらを踏まえ、検討した上で導入していく必要がある。

オンプレミス型

オンプレミス型は、グループウェアを自社の保有するサーバーへインストールして利用する形態である。

メリット

• 利用するサーバを自社専用に自由にカスタマイズできる。
• セキュリティを高く維持しやすい。グループウェアで社外秘密を扱う場合は、セキュリティを保持できるオンプレミス型のものを活用すると良い。
• 現在使っているシステムとグループウェアの連携がしやすい。

デメリット

• ハードウェアなどの設備を自社で資産として持つ必要がある。サーバ構築のための初期投資が高額である。
• 保守メンテナンスの費用がかかる。

クラウド型

クラウド型のグループウェアは、インターネットを介してサービスを提供している形態である。インターネットにさえつながっていれば、時間や場所を問わずいつでもアクセスすることができる。

メリット

• すぐに導入できる。
• グループウェアの使用料のみで利用が可能になる。月額や年額などサービスによって支払い形態はさまざまである。
• サーバを稼働させるための維持費、システム管理など運用する人件費を抑えることができる。これらにより、結果的にコストの削減につなげることができる。

デメリット

• 自社システムとの連携ができない場合がある。

  クラウド型のグループウェアでは、すでにサービス事業者が用意している仕様の範囲で利用することになるため、自社システムと互換性がないということがある。

• カスタマイズできる範囲に限界がある。

  クラウドはサービス事業会社が決めたOSや仮想化環境などを利用してシステムを設計することになるため、独自システムの構築には不向きである。

デージーネットでの取り組み

デージーネットでは、OSSのNextcloudをグループウェアとしてサーバの構築を行っている。Nextcloudでは、ファイルのアップロードや共有など、ファイル管理を行うことができる。さらに、Nextcloudでは基本的な機能に加えて、プラグイン・アプリと呼ばれる多くの機能を導入することができる。これにより、Nextcloudをグループウェアとして利用することができる。導入実績もありオンプレミス環境に構築できるので利用をおすすめしている。

デージーネットでは、Nextcloudのプラグイン・アプリとして日本語も利用可能なメール連携アプリ『RcConnect』を開発した。また、2021年11月にNextcloudのプラグイン・アプリとして、施設予約システム『Reserve Room』を無償公開している。これにより、Nextcloudをグループウェアとして利用する際に会議室予約機能も導入することが可能となる。