ファイルの管理による業務の効率化
システム管理のつぼ(2019年6月号)
ソリューション開発部 恒川 稜平
今年4月に働き方改革が施行されました。
取り組み方としてはノー残業デーやフレックスなどの勤務時間の変化や育児、介護支援などの福利厚生の改善がありますが、多くの企業は勤務時間の削減、効率化を実施しているのではないでしょうか？
そんな中、最近、業務中に調べ物を平均時間は毎日1.6時間という調査結果が出ていました。
【社内業務に関する調査】
ビジネスマンが「調べもの」に費やす時間は毎日1.6時間。6割超の人が調べものに時間を取られていると感じている結果に | 株式会社オウケイウェイヴ
https://www.okwave.co.jp/ri/report/report190403/
皆様はどのようにファイルなどの管理をしていますでしょうか？
多くの方は共通の命名規則でファイル名やフォルダを管理することで対応をしているかと思います。しかし、命名規則や共通のルールを決めていても見つからないこともしばしばあるはずです。管理をする方法ではなく探す側での効率化もしていくことで業務効率を改善することができます。
デージーネットでも共通の命名規則などを用いてファイル管理をしていましたがファイルを探すのに時間がかかっていました。そこで「Fess」というオープンソースソフトウェアを用いてファイルに関する業務の効率化をしています。「Fess」とは全文検索システムで、ファイルサーバに格納されている文書データの収集とデータの全文検索が可能となっております。
例えばですが、「ファイルの中身はある程度覚えているけどファイル名が思い出せない」や「ファイル名はわかるけど、どの場所に保存したのか覚えていない」などの場合にファイル内の覚えているキーワードやファイル名で検索することでファイルを見つけることができます。
他にもシステム側での業務効率の改善ができる方法があるかと思います。皆様も時間のかかっている部分の特定をして、システムでの効率化を検討してみてはいかがでしょうか？