名古屋市役所様へWeb会議システム「Jitsi」の導入事例
ソリューション開発部 石崎 優真
今回は名古屋市役所様へOSSのWeb会議システム「Jitsi」を導入した事例です。新型コロナウイルスに伴う緊急事態宣言を受け、名古屋市でもテレワークや分散勤務など対面での会議や打ち合わせが困難な状況となり、Web会議システムの導入の対応が必要となっていました。はじめは、名古屋市職員でWeb会議システムを構築していましたが、利用者から継続した運用を求める声がありWeb会議システムを本格導入することとなりました。職員がシステムを設計し管理することは、その職員が異動した際に運用も終了してしまうため外部に構築を依頼しました。
お客様が悩まれていた課題
名古屋市役所様は以下の課題を解決するWeb会議システムを求めていました。
- インターネットを使用したサービスの使用が困難なため、市役所内部に設置してインターネットを使用せずに運用できる
- 管理者がユーザを調整する手間やアカウント管理の必要がない
- ユーザ数や会議室の制限なく自由に利用が可能
導入にあたり工夫したポイント
デージーネットが導入にあたり工夫した点は以下です。
名古屋市役所様の試行環境情報の反映、サポート
試行環境の情報をいただき、Jitsiに反映させて構築しました。また、実施したチューニングの方法や機器障害等の対応について、ドキュメントを準備し、お客様自身でも安心して運用いただけるようにしました。
市役所という性質を踏まえた保守プラン
庁内のシステムでありインターネットとの接続は一切できない環境のため、リモート接続を前提としたデージーネット標準の保守プランでは対応ができませんでした。そのため、基本的にはメールでのお問い合わせに対応する「OSAアドバンス」を基本とし、セキュリティアップデートや障害対応などのメンテナンスをオンサイトで迅速に対応できるよう、クーポンの利用としました。クーポンは、作業を時間単位で購入できるサービスで、事前に決まっていた作業をクーポンで対応することとして購入していただきました。
本番系、DR系の切り替え方法
庁内に構築した本番系、別拠点のDR系の2台を運用する構成でした。本番系をメンテナンスする際、スムーズかつ安全にDR系にサービスを移行する（IPアドレスを付け替える）方法を考える必要がありました。結果的にオーソドックスな方法での付け替え方法での提示となりましたが、方法を確実にドキュメントとして提出し、安心して運用いただけるようにしました。
試行環境からのスムーズな移行
試行環境のデザインを踏襲しつつ、新しいレイアウトでどのようにチューニングをするか、入念にヒアリングをしながら進めました。ユーザにとって違和感がなく移行ができ、使いやすい画面になるよう、ご担当者様と協力して調整ができたと考え
名古屋市役所様からの声
導入後、名古屋市役所様からは以下の声をいただきました。
「分散した各拠点から集合するための移動時間が削減でき、移動時間に充てられていた時間に業務を進めることができるようになりました。大規模人数の会議など、会場の確保が難しいものも、Web上で開催できることは大きなメリットになります。外部のチャットツールと組み合わせることで、時間調整からWeb会議までが電話やメールを使わずにスムーズにできることも好評です。感染症対策のための密回避だけでなく、働き方改革にも活用していけると考えています。
試行環境から違和感なく移行でき、利用者からは概ね良好な感想をいただいています。アカウントの管理なくすぐに会議を開始できるため、利用者は増加しています。オープンソースであり、コミュニティ上でもいろいろなチューニング方法が提案や公開されているため、利用者がより使いやすくなるためにデージーネット社と相談しながら運用していきたいと考えています。」
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