- phpMyFAQ
〜OSSのFAQシステ ム〜 - ここでは、phpMyFAQの機能やメリットについて紹介します。
- phpMyFAQ利用マニュアル
- phpMyFAQのマニュアルは英語表記です。そのため日本人ユーザにとって、難しいものになっています。ここでは、デージーネットが独自に作成した日本語利用マニュアルを紹介します。
4. 利用者による質問、管理者による回答と承認 一覧へ 6. FAQの検索と活用方法
5. 管理者による質問と回答の投稿と公開
この章では、管理者が質問、回答、公開のすべてを行う運用方法について解説します。
5.1. 利用想定
この解説では例として、社内ルールや操作手順などを管理者がFAQ形式で公開する場合を想定します。
社内ですでに確立している手順などを、「質問」と「回答」の形式で公開することができます。 想定されるFAQを予め登録して公開しておくことで、社員自身での自己解決に役立ちます。
5.2. 事前準備
社員が、phpMyFAQで情報を検索・参照できるようにするため、以下の準備を行います。
5.3. 利用の流れ
FAQが蓄積され、公開によって共有されるまでの流れは以下の通りです。
- 管理者が質問と回答を登録する
- 管理者が登録した内容を公開する
5.4. FAQを検索/参照するユーザーの準備
FAQを検索/参照するユーザーに必要な権限はありません。 ユーザーが登録されていれば、FAQを検索/参照することが可能です。
5.5. FAQを登録/公開するユーザーの準備
FAQを登録/公開するために必要となる権限は以下の通りです。
- レコードの追加
- レコードの編集
- レコードの削除
- 管理リンクの表示
- 開いた質問の削除
- レコードの承認
- トップ画面からのFAQ追加
ここでは、FAQの公開をユーザーの準備として、ユーザーをグループに所属させ権限を設定する方法について解説します。
5.5.1. グループへの所属
この例では、FAQを公開するユーザーの部署を FAQ管理部 とします。
グループを選択後、所属させたいユーザーを選択します。
ユーザーを選択後、 追加 を押します。
グループメンバー一覧に、対象のユーザーが追加されたことを確認し、 保存 を押します。
5.5.2. グループの権限設定
続いて、質問を行うための権限を設定します。
グループを選択後、以下の権限にチェックを入れます。
- レコードの追加
- レコードの編集
- レコードの削除
- 管理リンクの表示
- 開いた質問の削除
- トップ画面からのFAQ追加
グループ権限の下部にある 保存 をクリックします。
これで、 FAQ管理部 に所属するユーザーは、トップ画面または、管理画面から質問へ回答を行うことができるようになります。
また、管理画面から質問の公開や、FAQの承認、削除を行うことも可能です。
5.6. カテゴリーの準備
FAQのカテゴリーを準備します。
左メニューの カテゴリー を選択し、カテゴリー一覧画面に遷移し、画面右上にある メインカテゴリーの追加 のボタンをクリックします。
登録するカテゴリー情報を入力します。
今回は、FAQの公開を行う「FAQ管理部」に所属する リーダー1(leader1) をカテゴリー
ーの所有者に設定します。
また、FAQの公開を行う FAQ管理部 をモデレーターに設定します。
これで、FAQを受け付けるための事前準備は終了です。
Note
カテゴリー登録の詳細については カテゴリーの登録 を参照してください。
5.7. 質問と回答を登録する（管理者）
質問と回答の登録には2つの方法があります。
- phpMyFAQのトップ画面から登録
- 公開は管理画面から実施
- phpMyFAQの管理画面から登録
- 公開処理も同時に可能
5.7.1. phpMyFAQのトップ画面から登録
phpMyFAQにログインします。 ここでは、 カテゴリー管理者のリーダー1でログインした例で解説します。
ログイン後、画面右上の 内容の追加 をクリックし、質問と回答を入力します。
必要な項目は以下の通りです。
- 名前
- 自分の表示名を入力します
- ログインしている場合は自動で入力されます
- メールアドレス
- 自分のメールアドレスを入力します
- ログインしている場合は自動で入力されます
- カテゴリー
- 質問のカテゴリーを選択します
- カテゴリーの選択は必須です
- 質問
- 質問内容を入力します。
- 回答
- 質問の回答を入力します。
- キーワード
- FAQに関連するキーワードを入力できます
- 利用者がFAQを検索する際、ここに指定したキーワードでFAQを検索することができるようになります
- キーワードを複数指定したい場合は、カンマ区切りで指定できます
- FAQに関連するキーワードを入力できます
- 関連リンク先
- 関連するリンクがあれば入力します
内容を入力後、 送信 ボタンを押します。
これで、FAQの登録はできましたが、公開がされていない状態です。 そのため、管理画面から公開を行う必要があります。
管理画面の左メニューから FAQの編集 をクリックします。
カテゴリーを選択すると、そのカテゴリーに投稿された質問の一覧が表示されます。
有効にチェックを入れると公開することができます。
これで、phpMyFAQのトップ画面からFAQを閲覧できるようになります。
5.7.2. phpMyFAQの管理画面から登録
phpMyFAQにログインします。 ここでは、 カテゴリー管理者のリーダー1でログインした例で解説します。
ログイン後、管理画面に移動し、左メニューの FAQの追加 をクリックします。
質問と回答を入力し、画面右側の「FAQの状態」を 公開 にします。
FAQに対してコメントを許可する場合は、 コメントを許可する にチェックを入れます。
FAQ metadataのタブから、FAQを検索するための情報を登録します。
入力する項目は以下の通りです。
- カテゴリー
- 質問のカテゴリーを選択します
- 言語
- 言語を選択します
- タグ
- FAQを検索する際のタグを指定できます
- phpMyFAQのトップ画面からタグで絞り込み検索を行うことができるようになります
- タグを複数指定したい場合は、カンマ区切りで指定できます
- FAQを検索する際のタグを指定できます
- キーワード
- FAQに関連するキーワードを入力できます
- 利用者がFAQを検索する際、ここに指定したキーワードでFAQを検索することができるようになります
- キーワードを複数指定したい場合は、カンマ区切りで指定できます
- FAQに関連するキーワードを入力できます
- 作成者
- 回答者を入力します
- ログインしている場合は自動で自分の名前が入力されます
- メールアドレス
- 回答者のメールアドレスを入力します
- ログインしている場合は自動で自分のメールアドレスが入力されます
Permissions のタブから、このFAQを参照することのできるグループやユーザーを設定できます。
入力する項目は以下の通りです。
- グループ権限
- FAQを参照できるグループを指定します
- ユーザー権限
- FAQを参照できるユーザーを指定します
- 指定したユーザーしかこのカテゴリーを利用できなくなります
Private Notes/変更履歴 タブでは、変更履歴や、回答者だけが見えるメモを残すことができます。
最後に 保存 をクリックすると、質問の回答と公開を行うことができます。
トップ画面から検索すると、以下のようにFAQを確認することができます。
Note
Private Note の項目は、FAQを回答した人だけに表示されます。
