手順書作成のすすめ
システム管理のつぼ(2018年11月号)
システム設計部 柳瀬 大輔
システム管理の作業が発生した際には、作業内容をまとめた作業手順書を利用する場合が多いと思います。簡易な作業でも、定型的な作業でも特別な作業手順書を準備せずに作業することもあります。その場合にも、手順書の代わりになるものがあるのではないでしょうか。手順を作成することで何が得られるのか、手順は誰のために作成するものなのかを考えてみたいと思います。
私たちは目的があって、正しく始め、正しく完了するために作業手順書を作成します。すでにこの作業には完成された手順書があるのだから、今更最初から作る必要は無いという場合があるかもしれません。しかし私たちは、作業手順書は常に作成するべきだと考えています。
作業者がすでにある手順書に従って作業を行う場合には、作業の影響や結果を考えることは少ないでしょう。しかし手順書を作成する場合には、手順を行う事によってどうなるのか、どのような結果が得られれば正しいのかを意識することになります。そのため、これから行う作業に対し深く考えるようになります。また、すでにある手順書をお手本にした場合でも、この内容を盛り込んだ方がいいのではないか？などといった、アイデアが浮かぶはずです。
手順書を作る事によって、手順を再確認し、その手順一つ一つで何を行っているのかを考えます。そうすることで、手順に対する方法や結果に対する確認方法のバリエーションが増えます。その結果、より正確性の高い作業ができるでしょう。
日常的に行っている作業や、手順書を作るまでもないような作業であっても、一度最初から手順書を作ってみることをお勧めします。手順書を作成することで、頭の中にある物が整理され、目的に対する手順、つまり順序が明確になります。自信をもって作業ができる正確な手順書ができあがるでしょう。