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アーカイブと全文検索を実現したメールシステム導入事例

ソリューション開発部　恒川 稜平

今回は、教育関係のお客様向けに、メールアーカイブシステムの構築を行った事例です。お客様は、外部への情報漏えいを未然に防ぐメールシステムの導入を検討していました。そこでデージーネットでは、外部向けのメールがすべてアーカイブされるシステムをご提案し、さらにアーカイブされたメールを添付ファイルまで全文検索できるようにしました。

お客様が悩まれていた課題

お客様には以下の課題がありました。

  • 外部への情報漏えいを抑止する仕組みがない
  • メールを監査する方法がない
  • 必要なメールをすぐ見つけられるか心配

デージーネットからの提案

デージーネットからは以下の2つを提案しました。

メールアーカイブシステムを提案

デージーネットでは、外部へ送信されたメールがすべて保管されるシステムをご提案しました。外部向けの添付ファイル付きメールを全て特定のメールアドレスに転送し、転送されたメールが特定のフォルダに保存されるようにしました。

メールを全文検索できる構成を提案

アーカイブされたメールを後から確認したり、監査などの際に調べたりする際、必要なメールをすぐ見つけることができるように、全文検索できる仕組みをご提案しました。この仕組みでは、WebメールソフトのRoundcubeのバックエンドで、Apache Solr、Apache Tikaを連携させる構成にしました。

Roundcubeは、メールの受信サーバとなるDovecotにIMAPログインしてメールボックスを参照したり、メール転送エージェントのPostfixと連携してメールの送信をすることができるWebメールソフトのOSSです。Apache Tikaは、様々な形式のファイルからメタデータとテキストを検出して抽出することができるOSS、Apache Solrは検索エンジンのOSSです。

Apache Tikaで抽出したメタデータとテキスト、メールデータをインデックス内に保存し、Apache Solrで検索できるようにします。それぞれをDovecotと連携させることで、Roundcube上の検索ボックスの中で全文検索ができるシステムを実現しました。

導入時の工夫

導入にあたって以下を工夫しました。

管理者だけが確認できるようアクセス制御を設定

メールアーカイブを利用するのは管理者だけであるため、システムにアクセス可能なネットワークの設定や、ログインできるユーザを1ユーザに限定するなど、アクセス制御を実施してセキュリティを高めました。

検索しやすいようフォルダの振り分けを設定

アーカイブしたメールを後で探しやすくするため、年月日ごとのフォルダに分類してメールが保存されるよう設定しました。具体的には、Dovecot（メールの受信サーバ）からメールボックスへ配送するタイミングで、Sieve（メールのフィルタリングをするためのプログラム言語）を利用して振り分けを設定しました。

導入後の結果

メールサーバを通って送信されるメールが全てアーカイブされるようになったことで、情報流出に対するユーザへの抑止力につながりました。また、Roundcubeのバックエンドで全文検索の仕組みを連携させたことで、過去のメールの添付ファイルまで含めた全文検索が、Webインタフェース上で容易にできるようになりました。

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