構築事例：全文検索の仕組みを導入したメールアーカイブシステム

Open Smart Design

今回は、教育関係のお客様へメールアーカイブシステムを構築した事例です。お客様は、以前デージーネットで構築したメールサーバのリプレースを検討しており、メールでの情報漏洩の防止を行いたいというご要望から、特定のユーザに送付されたメールをすべて転送するメールアーカイブシステムを導入しました。

お客様が悩まれていた課題: 外部への情報漏洩を抑止する仕組みがない; メールを監査する方法がない; 対象のメールをすぐに見つけられない

+導入企業プロフィール: ★
導入企業業種

学校・教育

ユーザー規模

500名

利用OS

AlmaLinux release 9

導入月

2024年6月

デージーネットが提案した「全文検索の仕組みを導入したメールアーカイブシステム」

アイコン男性

検索機能を追加したメールアーカイブシステムの導入

メールでの外部への情報漏洩を抑止する仕組みの一つとしてメールアーカイブシステムをご提案しました。特定のユーザに送付されたメールをすべてメールアーカイブシステムに転送するようにして、転送されたメールは、メールアーカイブサーバのフォルダに保存されるようなシステムの提案を行いました。

メールアーカイブシステムとは、送受信されるメールの添付ファイルも含めたすべてを保管し、必要な時に検索・閲覧することができるシステムです。すべてのメールが保管されるため、メールでの事故や事件が発生した場合の証拠として残しておくことができます。また、メールが保管されているとわかることで、メールによる情報漏えいの抑止力にも繋がります。

全文検索システムを導入しメールの検索を高速化

メールを監査する方法や、対象のメールをすぐに見つけられないという課題から、メールアーカイブシステムに保管されたメールは、WebメールシステムのRoundcubeで閲覧することを提案しました。Roundcubeには、Apache TikaやApache Solrを連携させ、Roundcube内でメールの本文だけではなく添付ファイルまで全文検索ができるようにしました。連携させることで高速にメールが検索できるようになり、検索条件もメッセージ全体だけでなく、件名や宛先など絞り込み検索も可能になります。

Apache Solrとは、全文検索の技術を使って、メールの検索の速度を高速化するために利用できるオープンソースのソフトウェアです。Dovecotと連携して動作し、高速な検索を実施します。

「Apache Solr〜データを高速で全文検索するOSS〜」へ

メールアーカイブシステムイメージ

導入にあたっての工夫

導入にあたっては、以下の2点を工夫しました。

アクセス制御の導入

メールアーカイブシステムを利用し、閲覧できるユーザは管理者のみに限定するということでしたので、アクセス可能なネットワークの設定やログインできるユーザを1ユーザに限定し、アクセス制御を実施しました。

検索時に利用しやすい方法を検討

管理者が該当のメールを調べやすくするために、Dovecotからメールボックスへ配送する際に、Sieve機能を利用して年月日のフォルダを作成するようにしました。該当のメールはその年月日のフォルダに保存されるようにし、検索しやすくしました。

導入後の結果

アイコン女性

配送されるメールがすべてアーカイブされるようになり、メールによる情報漏えいの抑止力に繋がりました。またアーカイブされたメールはRoundcubeを使ってWebUI上で簡単に閲覧できるようになりました。
全文検索システムを導入したことで、添付ファイルを含めた検索ができるようになり、該当のメールをすぐに探すことができるようになりました。

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